As demandas profissionais complexas que temos e a grande quantidade de entregas, que pedem organização e devem gerar alto impacto exigem método e clareza na condução dos projetos. Em diferentes setores, seja no âmbito jurídico ou administrativo, as equipes têm buscado alternativas para estruturar melhor seu trabalho diário, promovendo colaboração, acompanhamento eficiente de atividades e uso inteligente do tempo.
Para atender essas necessidades, o uso de ferramentas para o apoio a gestão de projetos e produtividade podem ser aliadas indispensáveis. Plataformas como Trello, Microsoft Planner, Microsoft One Note, Notion, e Microsoft Power BI e Tableau, oferecem soluções versáteis que se adaptam a equipes de todos os tamanhos e objetivos — desde a organização de tarefas e prazos até a análise de dados para decisões estratégicas.
Aqui no escritório, iniciativas como o Madrona Lab têm incorporado essas ferramentas em seus fluxos de trabalho, usadas para coordenar projetos internos, monitorar entregas, integrar conhecimento entre áreas e visualizar resultados de maneira dinâmica e proveitosa para o apoio as decisões.
Planejamento visual com Trello ou Microsoft Planner
Ferramentas baseadas no método Kanban, como o Trello e o Microsoft Planner, ajudam a visualizar e organizar fluxos de trabalho. Suas interfaces intuitivas permitem que tarefas sejam distribuídas em colunas conforme o estágio (por exemplo: “A fazer”, “Em andamento” e “Concluído”), com prazos, responsáveis e checklists personalizados. Outros tipos de organização em colunas são possíveis, adaptáveis às necessidades de cada time e projeto.
Principais vantagens:
- Visibilidade em tempo real do andamento de projetos;
- Priorização clara de atividades;
- Facilitação da comunicação entre equipes;
- Acompanhamento de entregas por sprints, etapas ou departamentos.
Essas ferramentas contribuem diretamente para a redução de retrabalho, aumento da previsibilidade e melhor aproveitamento do tempo das equipes.
Centralização do conhecimento com Notion e Microsoft One Note
Uma das maiores dificuldades enfrentadas por equipes é a dispersão da informação. O Notion e o Microsoft One Note surgem como uma plataforma unificadora, em que é possível construir páginas, agendas, repositórios de documentos, listas de tarefas e muito mais — tudo em um só lugar.
Como podem ser usados:
- Documentação de processos e fluxos internos;
- Planejamento de eventos e ações recorrentes;
- Registro de reuniões e histórico de decisões;
- Organização de ideias e brainstorms colaborativos.
Ao centralizar o conhecimento, o Notion e o Microsoft One Note ajudam a preservar a memória institucional e a reduzir a dependência de informações pulverizadas ou de difícil acesso.
Tomada de decisão baseada em dados com Power BI e Tableau
A gestão eficaz de qualquer projeto também passa pela análise de indicadores e resultados. O Power BI e o Tableau, permitem transformar dados brutos (de planilhas, sistemas ou pesquisas internas) em painéis interativos, com visualização dinâmica e intuitiva.
Aplicações comuns:
- Monitoramento de desempenho de equipes e áreas;
- Acompanhamento de metas e prazos;
- Análise de indicadores operacionais ou estratégicos;
- Geração de relatórios periódicos com atualização automática.
Em algumas frentes de trabalho, como as desenvolvidas no Madrona Lab, o uso de dashboards e relatórios visuais já contribui para uma visão mais estratégica dos projetos e resultados em andamento. A análise dos dados fica facilitada e facilita tomada de decisões e planejamento de ações.
Metodologia que estrutura, ferramentas que potencializam
O uso dessas ferramentas ganha força quando está alinhado a boas práticas de gestão de projetos, como:
- Definição de escopos claros e objetivos mensuráveis;
- Planejamento por etapas e entregas incrementais;
- Revisões periódicas de progresso;
- Coleta e aplicação de feedback contínuo.
O uso estruturado dessas ferramentas tem se mostrado um diferencial para equipes que buscam eficiência com inteligência, seja em projetos pontuais ou em estratégias de longo prazo. Mais do que fazer mais em menos tempo, trata-se de fazer melhor — com planejamento, clareza e impacto.
